EAGxLATAM 2024: Retrospective

By Hugo Ikta, Anto Boetsch, Daniela Tiznado, Miguel Alvarado, Agustín Covarrubias 🔸, Claudette Salinas, J. Muñoz @ 2024-04-03T16:25 (+44)

[Versión en Español abajo]

Bottom Line Up Front: EAGxLATAM 2024 went well. We generated over 1500 connections at a cost per connection of 83 USD (63% lower than last year).

About EAGxLATAM 2024

EAGx events are independently organized conferences sponsored by the Centre for Effective Altruism which aim to connect people from the Effective Altruism community. The 2nd edition of EAGxLATAM gathered 253 attendees from Latin America and the international community from February 16 to 18, 2024, and was hosted in UNAM’s Universum, a science museum in Mexico City.

The organizing team: Agustin Covarrubias, Miguel Alvarado, Claudette Salinas, Hugo Ikta, Jay Muñoz, Daniela Tiznado & Antonia Boetsch.

Key stats

• 1531 connections made (42% more than last year)
• 12.1 connections made per participant (pretty close to the all-time record of EAGxIndia)
• Cost per connection: 83 USD (63% decrease compared to last year’s 225 USD)
• Likelihood to Recommend score: 9.0/10 (1% decrease compared to last year) with 94% of respondents rating the event at 7/10 or above, and 53% rating it 10/10.
• 30% of attendees thought the event was >10x better than their counterfactual use of time.
• 49.5% of respondents identified as female or non-binary

Goals

Our goal was to generate more connections per participant during EAGxLATAM 2024 than during any previous EAG(x) event and to make sure that these connections are lasting and meaningful^[1]. Also, we expected the cost per connection (number of connections/total budget) to be at least 20% lower (in real terms) than last year’s event. Finally, we wanted to make sure people felt welcome and motivated to do good.

We aimed to achieve the following key results:

Objective 1: Generate as many lasting connections as possible

Key Result 1 (Quantity):

• “As a result of this EAGx, how many *new* people in the EA community do you feel able to reach out to (e.g. to ask a favor)”
• 90% of participants will generate >10 new connections (Actual result: 68% of participants did)
• 10% of participants will generate >20 new connections (Actual result: 19% of participants did)

Key Result 2 (Durability):

• 3 months after the event, 80% of participants reached out to a connection they made during EAGx in the past month (Pending result)

Key Result 3 (Meaningfulness):

• At least 50% of connections will be characterized by mutual respect, care & appreciation with promising long-term potential. (Actual result: 42% of connections were described as “meaningful”)

Objective 2: Limit unessential spending that does not drastically impact our main objective or our LTR (likelihood to recommend) score.

Key Result:

• Keep Cost per Connection under 200 USD (Actual result: 83 USD)

Objective 3: Make sure people feel welcome & motivated to do good

Key Results:

• 90% of participants will say they felt welcome or very welcome. (Actual result: 96% did)
• 80% of participants will say they feel more motivated to do good than before the conference. (Actual result: 86% did)

Spending

We spent USD 126,849 to make this event happen (including travel grants but not our team’s wages). That’s USD 501 per participant.

Spending breakdown

Revenue from ticket sales: USD 3,876.46 from 74 tickets (71% of attendees received a free ticket)

What went well and why?

Over 1500 connections generated

Most of the value of EAGx conferences comes from the connections made. This year, despite being on a tighter budget, we managed to generate 42% more connections than last year.

The reason why this event generated so many connections is because 1) we had more attendees, and 2) these attendees connected with more people.

1) More attendees

Besides the traditional communication channels (EA Forum, reaching out to community builders, posting on Slack, etc), we invested close to USD 500 in online ads. This led tens of thousands of people to learn about EA and 23 people to attend the event (in total, we had 30 more attendees than last year, suggesting most of the growth came from the paid marketing campaign). This contributed to improving the cost-effectiveness of the event since we focused our marketing strategy on people based in Mexico City and who, therefore, didn’t need financial support to get to the event.

2) More connections per participant

More than the number of participants, what made the biggest difference is that people connected with a lot more people this year (12.1 connections per participant vs 9.7 last year).

We spent considerable energy thinking about ways to help people connect, and while it’s hard to know which factor helped people connect the most, it would probably be a mix of:

• The event lasted longer: 3 full days from 9-10 am to 9 pm. This gave more time for people to connect.
• We had a dedicated matchmaker in our team (Jay Muñoz) who reviewed every single profile and made personal recommendations of people to reach out to. Since he worked in the admissions team, he was able to memorize most people, where they came from, and what they did. This allowed him to see a name tag and instantly think of ways of matching attendees with someone or offering some type of help. This was impactful because it made people feel like they weren't just another application but someone who had made enough of an impression to be memorable.
• We had fewer talks and some dedicated networking time. While talks and workshops are a great source of value, they compete against individual conversations (1-on-1s). By reducing the amount of content-based sessions, people were more inclined to book 1-on-1s. We also had some “dedicated networking time” to remind people to connect with others.

Our Cost-per-Connection decreased by 63%

We wanted to make this event as cost-effective as possible, using Cost-Per-Connection (Total spending divided by the number of new connections generated) as our main metric. Besides increasing the number of connections this also meant reducing unessential spending.

We managed to cut costs in every category, spending 48% less than last year while organizing a slightly larger event.

Also, while we had a small budget this year, we still managed to spend ~48.000 USD less than our budget:

The majority of the cost savings came from the venue and catering (~32,600 USD spent vs ~98,500 USD last year).

Allocating travel grants carefully was also a major element that helped us to decrease costs while helping as many potential attendees as possible to join the event. We want to assure you that our decision-making process regarding travel grants was guided by a strategic approach aimed at maximizing the impact of our resources.

Our goal wasn't solely to disburse funds, but to allocate them thoughtfully, considering factors such as the applicant's experience, the quality of their application, and their potential contributions to the conference.

People enjoyed the event and felt welcome

Given the large reduction in spending, we expected our LTR score to drop, but it remained very high (9.0/10, 1% lower than last year). It is a very good sign that people mostly value the event for its core aspects (mainly the connections) and less for secondary aspects such as the amenities and food.

We wanted people to feel particularly welcome to the event and regularly reminded ourselves that this was one of our priorities. The feedback survey showed that this was the case. We received a 4.76/5 rating on the question “EAGxLATAM is a place where I felt welcome”, one of the highest ratings on record (for both EAG and EAGx events).

Also, choosing a venue with green, open spaces and installing picnic mats seems to have greatly contributed to the overall atmosphere.

Strong improvements in terms of inclusivity

Historically, a lot more males attend EAGx conferences than female or non-binary attendees. This time, 49.5% of respondents identified as female or non-binary, making it a much more balanced conference.

We also wanted the event to be more inclusive in terms of languages. In Latin America, English proficiency levels vary widely among individuals, and we wanted to make sure this would not be a barrier to doing good. We translated every document into Spanish^[3] which helped non-English speakers to attend the event. We also had a lot more talks in Spanish this year: close to half of the content was in Spanish.

What could we have done better?

Improving the quality of food

One thing people were unhappy about during the event was the food (4.7/10 rating). The meals were not as tasty, balanced, and filling as expected.

While food was not the main focus of the event, many members of the animal welfare community worried that this would be a bad introduction to vegan food (we served exclusively vegan food) for people who are not used to it. As one attendee puts it: “We talk about how easy/tasty it is to be vegan, but we couldn’t show it this weekend”

It was challenging to find affordable vegan catering in Mexico City, so we decided to work with a conventional restaurant that designed a vegan menu for the event. The menu looked good, and the tasting was great. However, the food served at the event was of a much lower quality, the portion sizes were small, and snacks were lacking. We think it was due to a combination of the following:

• They made a mistake in the quote they sent us. The price they charged us was much lower than what they usually charge, and we only found that out after we signed the contract and paid the deposit. We suspect that they tried to cut food costs to compensate for that.
• They changed the chef between the tasting and the event. This is not something we could have anticipated, but it might also negatively impact the quality of the meals.
• We didn’t give them enough advice when designing the menu. We offered them advice, but they didn’t reach out for it, and when we saw the menu they designed, we thought they had enough knowledge of vegan food. This was clearly not the case, and next time we would consider working more closely with restaurant staff and making sure a chef experienced with vegan food is involved throughout the process.

Next time, we might need to spend more on food or to find creative ways to improve food quality, and to be extra clear about what we’re looking for. Due to space and logistics, it was difficult for us to provide the catering service ourselves, but we will definitely be more demanding with snacks' quality and quantity next time.

Improving processes for visa application and travel grant

Visa application

Visa situations regularly change in Latin America, and we underestimated the challenges this could represent. The admission team didn’t always know what to do, and attendees often asked for help at the last minute which created a lot of stress.

Next time, we’ll take some time to investigate potential challenges and solutions (or contact a visa consultant) and create a guide to help attendees better understand what they need to do and what we can and cannot help them with. Part of this process could also be automated using Salesforce (sending invitation letters, for example).  

Travel grants

To pay travel grants, the Centre for Effective Altruism uses a platform called Wise. Many countries (and banks) in the region had issues with transactions, which required a lot of back and forth to solve the issues between participants and our team. Unfortunately, the issues depended on the country, bank, and type of account, which led to a lot of errors and slow responses. Some people couldn’t make it to the event because they didn’t receive the funds on time.

Next time we’ll create an instruction document, listing the different payment options. Improving these processes would greatly decrease the organizing team's stress and workload, improve attendees' overall experience, and avoid losing potential speakers and attendees.

We appreciate the EV Expenses Team's help and the patience of participants with this matter.

Being more clear about our expectations for volunteers

We received help from 41 volunteers during the event, which was extremely valuable and greatly contributed to its success.

However, several volunteers didn’t show up to their shifts on Sunday morning, leaving behind important responsibilities. The instructions were clear (“find someone to replace you if you cannot make it”) but we should have been explicit that if a volunteer plans to go to a party on Friday or Saturday night, they should make sure that they can properly take on or cover their corresponding shifts the next morning.

Setting up a nap room

The event was quite intense. Some people spent more than 35 hours at the venue across the three days and were constantly invited to connect with new people or learn about important topics.

Some people felt exhausted, and many would have loved to have a dedicated space to relax. We had green areas with picnic mats which were very popular, but a nap room (or some other space to relax in silence) would have been very valuable.

Improving our communication with speakers

In our communication with speakers, we weren’t thorough enough to ensure they had all the information they required in a timely manner. We lacked a defined communication schedule for speakers, our speaker guide was not comprehensive enough, and in particular, we failed to communicate how the interaction with their assigned volunteers worked, leading to a few speakers being alarmed by volunteers not reaching out as a talk approached.

Besides the conference itself, 1-1 communication with speakers before the conference was not ideal, with responses to some invited speakers taking up to a week, owing to coordination failures while sharing the main support inbox.

While none of these failures were major, on the next iteration we would suggest communication with speakers is better planned from the outset to avoid major balls from being dropped or a need for organizers to fix these problems on the fly. 

Closing thoughts

We are very grateful for the way the event turned out, and for all the help we received from the staff, volunteers, and CEA.

The increase in connections made, coupled with a significant decrease in cost per connection, highlights our commitment to fostering meaningful relationships and maximizing impact.

While celebrating our achievements, it's crucial to acknowledge areas for improvement. From enhancing the quality of food to streamlining internal processes, there are valuable lessons to be learned. By addressing these challenges and implementing proactive measures, we can ensure smoother operations and a better experience for all participants.

Moreover, our dedication to inclusivity has yielded promising results, with a more balanced representation of genders and languages at the conference. This progress underscores our commitment to creating an environment where everyone feels welcome and empowered to contribute to positive change.

Looking ahead, we remain committed to refining our strategies, embracing feedback, and building upon EAGxLATAM 2024's successes.

We are poised to continue driving meaningful connections and inspiring action within the Effective Altruism community across Latin America and beyond.

Annex: Some of the survey results
 

Versión en Español

En resumen

EAGxLATAM 2024 salió bien. Generamos más de 1500 conexiones a un costo por conexión de 83 USD (un 63% menos que el año pasado).

Acerca de EAGxLATAM 2024

Los eventos EAGx son conferencias organizadas de forma independiente y patrocinadas por el Centro de Altruismo Eficaz (CEA) cuyo objetivo es conectar a personas de la comunidad de Altruismo Eficaz. La 2ª edición de EAGxLATAM reunió a 253 asistentes de Latinoamerica y de la comunidad internacional del 16 al 18 de febrero de 2024, y tuvo como sede el Universum de la UNAM, en la Ciudad de México.

El equipo organizador: Agustín Covarrubias, Miguel Alvarado, Claudette Salinas, Hugo Ikta, Jay Muñoz, Daniela Tiznado y Antonia Boetsch.

Estadísticas

• 1531 conexiones generadas (42% más que el año pasado)
• 12,1 nuevas conexiones generadas por participante (muy cerca del récord histórico de EAGxIndia)
• Costo por conexión: 83 USD (63% menos que el año pasado, que fue de 225 USD)
• Probabilidad de recomendación: 9,0/10 (un 1% menos que el año pasado). El 94% de los encuestados calificó el evento con un 7/10 o más, y el 53% con un 10/10.
• El 30% de los asistentes opinó que el evento fue >10 veces mejor que su uso contrafactual del tiempo.
• El 49,5% de los encuestados se identificaron como mujeres o no binarios.

Objetivos

Nuestro objetivo era generar más conexiones por participante durante EAGxLATAM 2024 que durante cualquier otro evento EAG(x) anterior y asegurarnos de que estas conexiones fueran duraderas y significativas^[4]. Además, esperábamos que el costo por conexión (número de conexiones/presupuesto total) fuera al menos un 20% menor (en términos reales) que en el evento del año pasado. Por último, queríamos asegurarnos de que la gente se sintiera bienvenida y motivada para hacer el bien.

Nuestro objetivo era lograr los siguientes resultados claves:

Objetivo 1: Generar tantas conexiones duraderas como sea posible

Resultado clave 1 (Cantidad):

"Como resultado de este EAGx, ¿a cuántas *nuevas* personas de la comunidad de EA te sientes capaz de acercarte (por ejemplo, para pedir un favor)?"

• 90% de los participantes generarán >10 nuevas conexiones (resultado obtenido: 68% de los participantes lo consiguieron)
• El 10% de los participantes generará más de 20 conexiones nuevas (resultado obtenido: 19% de los participantes lo consiguieron).

Resultado clave 2 (Durabilidad):

3 meses después del evento, el 80% de los participantes se pusieron en contacto con una persona que habían conocido durante el EAGx en el último mes (resultado pendiente).

Resultado clave 3 (Relación significativa):

Al menos el 50% de las conexiones se caracterizan por el respeto, la atención y el aprecio mutuos con un potencial prometedor a largo plazo (resultado obtenido: el 42% de las conexiones se describieron como "significativas").

Objetivo 2: Limitar los gastos no esenciales que no afecten drásticamente a nuestro objetivo principal o a nuestra tasa de satisfacción.

Resultado clave:

• Mantener el costo por conexión por debajo de 200 USD (resultado: 83 USD)

Resultado clave 3 (Significado):

• Al menos el 50% de las conexiones se caracterizarán por el respeto, el cuidado y el aprecio mutuos y tendrán un potencial prometedor a largo plazo. (Resultado obtenido: el 42% de las conexiones fueron descritas como “significativas”).

Objetivo 2: Limitar los gastos no esenciales que no afecten drásticamente nuestro objetivo principal o nuestra puntuación LTR (probabilidad de recomendar).

Resultado clave:

• Mantener el costo por conexión por debajo de 200 USD (resultado obtenido: 83USD)

Objetivo 3: Asegurarse de que la gente se siente bienvenida y motivada para hacer el bien

Resultados clave:

• El 90% de los participantes afirmarán que se sintieron bienvenidos o muy bienvenidos. (Resultado obtenido: 96%)
• El 80% de los participantes afirmarán sentirse más motivados para hacer el bien que antes de la conferencia. (Resultado obtenido: 86%)

Gastos

Hemos gastado 126.849 USD para organizar este evento (incluyendo las subvenciones para viajes, pero no los salarios de nuestro equipo). Esto equivale a 501 USD por participante.

Desglose de gastos

Ingresos por venta de entradas: 3.876,46 USD de 74 entradas (el 71% de los asistentes recibieron una entrada gratuita)

¿Qué salió bien y por qué?

Más de 1500 conexiones generadas

La mayor parte del valor de las conferencias EAGx proviene de las conexiones establecidas. Este año, a pesar de tener un presupuesto más ajustado, logramos generar un 42% más de conexiones que el año pasado.

La razón por la que este evento generó tantas conexiones es porque 1) tuvimos más asistentes y 2) estos asistentes se conectaron con más personas.

1) Más asistentes

Además de los canales de comunicación tradicionales (Foro de EA, llegar a los creadores de comunidades, publicar en Slack, etc.), invertimos cerca de 500 dólares en anuncios online. Esto llevó a que decenas de miles de personas conocieran EA y 23 personas asistieran al evento (en total tuvimos 30 asistentes más que el año pasado, lo que sugiere que la mayor parte del crecimiento provino de la campaña de marketing pagado). Esto contribuyó a mejorar la rentabilidad del evento ya que enfocamos nuestra estrategia de marketing en personas radicadas en la Ciudad de México y que por lo tanto no necesitaban apoyo financiero para llegar al evento.

2) Más conexiones por participante

Más que el número de participantes, lo que marcó la mayor diferencia es que este año la gente conectó con muchas personas más (12,1 conexiones por participante frente a 9,7 el año pasado).

Hemos dedicado mucha energía a pensar en formas de ayudar a la gente a conectar, y aunque es difícil saber qué factor ayudó más a la gente a conectar, probablemente sea una mezcla de:

• El evento duró más tiempo: 3 días completos, desde las 9-10 de la mañana hasta las 9 de la noche. Esto dio más tiempo a la gente para conectar.
• Nuestro equipo contaba con un "matchmaker" (Jay Muñoz) que revisaba todos los perfiles y hacía recomendaciones personales de personas con las que ponerse en contacto. Como trabajaba en el equipo de admisiones, fue capaz de memorizar a la mayoría de las personas, de dónde venían y a qué se dedicaban. Esto le permitía ver una etiqueta con un nombre y pensar al instante en formas de conectar a los asistentes con alguien u ofrecerles algún tipo de ayuda. Esto fue significativo porque hizo que la gente sintiera que no era un asistente más, sino alguien que había causado suficiente impresión como para ser memorable.
• Tuvimos menos charlas y más tiempo para establecer contactos. Aunque las charlas y los talleres son una gran fuente de valor, compiten con las conversaciones individuales (1-on-1s). Al reducir el número de sesiones basadas en el contenido, los asistentes se inclinaron más a separar 1-on-1s. También dedicamos algo de "tiempo para networking" para recordar a los asistentes de conectar con nuevas personas.

Nuestro costo por conexión disminuyó un 63%

Queríamos que este evento fuera lo más costo-efectivo posible, utilizando el costo por conexión (gastos totales divididos por la cantidad de nuevas conexiones generadas) como nuestra métrica principal. Además de aumentar el número de conexiones, esto también significó reducir gastos no esenciales.

Logramos reducir costos en todas las categorías, gastando un 48% menos que el año pasado a pesar de organizar un evento un poco más grande.

Además, aunque este año contábamos con un presupuesto reducido, conseguimos gastar unos 48.000 USD menos de lo presupuestado:

La mayoría del ahorro de costos provino del lugar y de la alimentación (~32.600 USD gastados frente a ~98.500 USD el año pasado).

Asignar cuidadosamente las becas de viaje también fue un elemento importante que nos ayudó a reducir costos y al mismo tiempo ayudar a que la mayor cantidad posible de asistentes se pudieran unir al evento.

Al decidir sobre las subvenciones para viajes, seguimos un enfoque estratégico destinado a maximizar el impacto de nuestros recursos. Nuestro objetivo no era únicamente desembolsar fondos, sino asignarlos cuidadosamente, considerando factores como la experiencia del solicitante, la calidad de su solicitud y sus posibles contribuciones a la conferencia.

La gente disfrutó del evento y se sintió bienvenida.

Dada la gran reducción de los gastos, esperábamos que nuestra puntuación cayera, pero se mantuvo muy alta (9,0/10, un 1 % menos que el año pasado). Es una muy buena señal que la gente valore mayormente el evento por sus aspectos centrales (principalmente las conexiones) y menos por los aspectos secundarios como las comodidades y la comida.

Queríamos que la gente se sintiera especialmente bienvenida al evento y nos recordamos periódicamente que ésta era una de nuestras prioridades. La encuesta de opinión demostró que así era. Recibimos una calificación de 4.76/5 en la pregunta “EAGxLATAM es un lugar donde me sentí bienvenido”, una de las calificaciones más altas jamás registradas (tanto para los eventos de EAG como EAGx).

Además, la elección de un lugar con espacios verdes abiertos y la instalación de colchonetas de picnic parecen haber contribuido en gran medida a la atmósfera general.

Fuertes mejoras en términos de inclusión

Históricamente, muchos más hombres asisten a las conferencias EAGx que mujeres o asistentes no binarios. Esta vez, el 49,5% de los encuestados se identificaron como mujeres o no binarios, lo que la convierte en una conferencia mucho más equilibrada.

También queríamos que el evento fuera más inclusivo en términos de idiomas. En América Latina, los niveles de dominio del inglés varían ampliamente entre los individuos, y queríamos asegurarnos de que esto no fuera un obstáculo para hacer el bien. Tradujimos cada documento al español^[6] lo que ayudó a las personas que no hablaban inglés a asistir al evento. También tuvimos muchas más charlas en español este año: cerca de la mitad del contenido fue en español.

¿Qué podríamos haber hecho mejor?

Mejorando la calidad de la comida.

Una cosa que a la gente no le gustó durante el evento fue la comida (calificación de 4,7/10). Las comidas no eran tan sabrosas, equilibradas y abundantes como se esperaba.

Si bien la comida no fue el foco principal del evento, a muchos miembros de la comunidad animalista les preocupó que fuera una mala introducción a la comida vegana (servimos exclusivamente comida vegana) para las personas que no están acostumbradas a ella. En palabras de un asistente: "Hablamos de lo fácil/sabroso que es ser vegano, pero no pudimos demostrarlo este fin de semana"

Fue un desafío encontrar un catering vegano asequible en la Ciudad de México, por lo que decidimos trabajar con un restaurante convencional que diseñó un menú vegano para el evento. El menú tenía buena pinta y la degustación fue estupenda. Sin embargo, la comida servida en el evento era de mucha menor calidad, las porciones eran pequeñas y faltaban snacks. Creemos que se debió a una combinación de lo siguiente:

• Cometieron un error en la cotización que nos enviaron. El precio que nos cobraron fue mucho menor de lo que suelen cobrar, y sólo lo descubrimos después de firmar el contrato y pagar el depósito. Sospechamos que intentaron reducir los costos de los alimentos para compensar eso.
• Cambiaron de chef entre la cata y el evento. Esto no es algo que pudiéramos haber prevenido, pero también podría haber afectado negativamente a la calidad de las comidas.
• No les dimos suficientes consejos a la hora de diseñar el menú. Les ofrecimos consejo, pero no nos lo pidieron, y cuando vimos el menú que diseñaron, pensamos que tenían suficientes conocimientos sobre comida vegana. Está claro que no fue así, y la próxima vez nos plantearíamos trabajar más estrechamente con el personal del restaurante y asegurarnos de que un chef con experiencia en comida vegana participa en todo el proceso.

La próxima vez, quizá necesitemos gastar más en comida o encontrar formas creativas de mejorar la calidad de los alimentos, y ser más claros sobre lo que buscamos. Debido al espacio y a la logística, nos resultó difícil proporcionar nosotros mismos el servicio de catering, pero la próxima vez seremos sin duda más exigentes con la calidad y la cantidad de las comidas y de los snacks.

Mejorando los procesos de solicitud de visa y becas de viaje

Solicitud de visa:

La situación de las visas cambia regularmente en América Latina, y subestimamos los desafíos que esto podría representar. El equipo de admisión no siempre sabía qué hacer y los asistentes a menudo pedían ayuda en el último minuto, lo que generaba mucho estrés.

La próxima vez, nos tomaremos el tiempo para investigar posibles desafíos y soluciones (o contactar a un consultor de visas) y crearemos una guía para ayudar a los asistentes a comprender mejor lo que deben hacer y en qué podemos (o no podemos) ayudarlos. Parte de este proceso también podría automatizarse utilizando Salesforce (enviando las cartas de invitación automaticamente, por ejemplo).

Becas de viaje

Para pagar las becas de viaje, el Centro de Altruismo Eficaz (CEA) utiliza una plataforma llamada Wise. Muchos países (y bancos) de la región tuvieron problemas con las transacciones, lo que requirió mucho tiempo y energía para resolver los problemas entre los participantes y nuestro equipo. Desafortunadamente, los problemas dependían del país, del banco y del tipo de cuenta, lo que provocó muchos errores y respuestas lentas. Algunas personas no pudieron asistir al evento porque no recibieron los fondos a tiempo.

La próxima vez crearemos un documento de instrucciones que enumerará las diferentes opciones de pago. Mejorar estos procesos disminuiría en gran medida el estrés y la carga de trabajo del equipo organizador, mejoraría la experiencia general de los asistentes y evitaría perder ponentes y asistentes potenciales.

Agradecemos la ayuda del equipo de gastos de Effective Ventures y la paciencia de los participantes con este asunto.

Ser más claros sobre nuestras expectativas para los voluntarios.

Recibimos ayuda de 41 voluntarios durante el evento, lo cual fue sumamente valioso y contribuyó en gran medida a su éxito.

Sin embargo, varios voluntarios no se presentaron a sus turnos el domingo por la mañana, dejando atrás importantes responsabilidades. Las instrucciones eran claras (“busque a alguien que lo reemplace si no puede asistir”) pero deberíamos haber sido explícitos en que si un voluntario planea ir a una fiesta el viernes o sábado por la noche, debe asegurarse de poder asumir adecuadamente o cubrir sus turnos correspondientes a la mañana siguiente.

Acomodar una sala de descanso

El evento fue bastante intenso. Algunas personas pasaron más de 35 horas en el lugar durante los tres días y fueron invitadas constantemente a conectarse con gente nueva o aprender sobre temas importantes.

Algunas personas se sentían agotadas y a muchas les hubiera encantado tener un espacio dedicado para relajarse. Teníamos zonas verdes con colchonetas para picnic que eran muy populares, pero una sala de descanso (o algún otro espacio para relajarse en silencio) hubiera sido muy valiosa.

Mejorando nuestra comunicación con los ponentes

En nuestra comunicación con los ponentes, no fuimos lo suficientemente minuciosos como para asegurarnos de que tuvieran toda la información que necesitaban de manera oportuna. Carecíamos de un cronograma de comunicación definido para los ponentes, nuestra guía de ponentes no era lo suficientemente completa y, en particular, no pudimos comunicar cómo funcionaba la interacción con los voluntarios asignados, lo que llevó a que algunos ponentes se alarmaran porque los voluntarios no se ponían en contacto con ellos cuando se acercaba la hora de la charla.

Además de la conferencia en sí, la comunicación 1-1 con los ponentes antes de la conferencia no fue ideal, y las respuestas a algunos ponentes invitados tardaron hasta una semana, debido a fallas de coordinación al compartir la misma cuenta de correo para todos los temas de soporte.

Si bien ninguna de estas fallas fue importante, en la siguiente iteración sugeriríamos que la comunicación con los ponentes se planificara mejor desde el principio para evitar que se perdieran mensajes importantes o que los organizadores tuvieran que solucionar estos problemas sobre la marcha.        

Reflexiones finales

Estamos muy agradecidos por cómo resultó el evento y por toda la ayuda que recibimos del personal, de los voluntarios y del CEA.

El aumento en las conexiones realizadas, junto con una disminución significativa en el costo por conexión, resalta nuestro compromiso de fomentar relaciones significativas y maximizar el impacto de nuestras intervenciones.

Al celebrar nuestros logros, es fundamental reconocer las áreas de mejora. Desde mejorar la calidad de la comida hasta optimizar los procesos internos, hay lecciones valiosas que aprender. Al abordar estos desafíos e implementar medidas proactivas, podemos garantizar operaciones más fluidas y una mejor experiencia para todos los participantes.

Además, nuestra dedicación a la inclusión ha dado resultados prometedores, con una representación más equilibrada de géneros e idiomas en la conferencia. Este progreso subraya nuestro compromiso de crear un entorno en el que todos se sientan bienvenidos y empoderados para contribuir a un cambio positivo.

De cara al futuro, seguimos comprometidos a perfeccionar nuestras estrategias, aprender de la retroalimentación y seguir creciendo.

Estamos listos para seguir fomentando conexiones significativas e inspirando acción dentro de la comunidad de Altruismo Efectivo en América Latina y más allá.

Anexo: Algunos de los resultados de la encuesta

1. ^{^}

    By only focusing on maximizing the number connections, we risked making these connections more shallow and transactional. The types of connections that generate the most impact are strong, lasting ones and this is why we started tracking the meaningfulness of connections.

2. ^{^}

    Please note that this figure excludes staff costs, and for consistency, staff costs have also been omitted from our 2024 event budget and spending.

3. ^{^}

    To maintain consistency in our internal processes, we did not translate the application form (which might not have been the best decison) but we added a note letting people know that they could answer in Spanish.

4. ^{^}

   Al centrarnos únicamente en maximizar la cantidad de conexiones, corríamos el riesgo de que estas conexiones fueran más superficiales y transaccionales. Las conexiones que generan más impacto son profundas y duraderas, y por eso empezamos a hacer un seguimiento de que tan "meaningful" (significativas) son.

5. ^{^}

    Tenga en cuenta que esta cifra no incluye los gastos de personal y, para mantener la coherencia, también se han omitido en el presupuesto y los gastos del evento de 2024.

6. ^{^}

    Para mantener la coherencia en nuestros procesos internos, no tradujimos el formulario de solicitud (lo que quizá no fuera la mejor decisión), pero añadimos una nota para que la gente supiera que podía responder en español.